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Hausverwaltung kRONE GmbH Auf dem Brümmer 44149 Dortmund

Vertreten durch: Wachira Schmidt

Registereintrag: Eintragung im Handelsregister. Registergericht: Dortmund Registernummer: HRB 35977

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27a Umsatzsteuergesetz: 014 847 60916

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Haftung für Inhalte

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Urheberrecht

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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Hausverwaltung Krone GmbH, Auf dem Brümmer, 44149 Dortmund, vertreten durch die Geschäftsführerin Wachira Schmidt. Registergericht: Amtsgericht Dortmund, HRB 35977. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@hv-krone.de

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Webseite, unserer mobilen Applikationen (iOS und Android) sowie aller damit verbundenen digitalen Dienste. Sie informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

3. Welche Daten wir erheben

Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift; Zugangsdaten wie Benutzername und verschlüsseltes Passwort; vertragsbezogene Daten wie Mietvertragsinformationen, Zahlungsdaten und Kommunikationsverläufe; technische Daten wie Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp, IP-Adresse (anonymisiert), Zugriffszeiten und besuchte Seiten; sowie bei ausdrücklicher Zustimmung Standortdaten und Push-Benachrichtigungs-Token. Im Rahmen unserer App können darüber hinaus Fotos für Schadensmeldungen, Sprachaufnahmen für telefonische Anfragen sowie NFC-Daten bei Objektbegehungen erhoben werden.

4. Wie wir Daten erheben

Wir erheben personenbezogene Daten direkt von Ihnen bei Registrierung, Kontaktaufnahme, Vertragsabschluss oder Nutzung unserer Dienste; automatisch beim Besuch unserer Webseite oder App durch technisch notwendige Cookies und Server-Log-Dateien; sowie im Rahmen der Vertragsabwicklung von Geschäftspartnern und Dienstleistern, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bereitstellung und zum Betrieb unserer Webseite und App (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO), zur Benutzerkontenverwaltung und Authentifizierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Miet- und Vertragsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Kommunikation per E-Mail, Telefon und Ticketsystem (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO), zur Zahlungsabwicklung und Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO), zur KI-gestützten Anfragenbearbeitung und Dokumentenklassifikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zur Verbesserung unserer Dienste und Analyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zum Versand von Push-Benachrichtigungen und zur Nutzung standortbasierter Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jeweils nur mit Ihrer Einwilligung) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Cookies und Tracking

Unsere Webseite verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb zwingend erforderlich sind und nicht deaktiviert werden können (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Darüber hinaus setzen wir Google Analytics ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse Ihrer Nutzung der Webseite ermöglichen. Die dabei erzeugten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert. Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse innerhalb der EU gekürzt wird. Analyse-Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 TDDDG). Sie können Ihre Cookie-Präferenzen jederzeit über unseren Cookie-Banner oder Ihre Browsereinstellungen anpassen.

7. Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein: Hosting-Dienstleister für den Betrieb unserer Infrastruktur, Cloud-Dienste für Datenspeicherung und -verarbeitung, E-Mail-Dienstleister für den Versand transaktionaler Nachrichten, Zahlungsdienstleister, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Telekommunikationsanbieter für Telefonie, KI-Dienstleister für die Verarbeitung von Anfragen und Dokumenten sowie Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung. Alle Drittanbieter sind vertraglich verpflichtet, ein gleichwertiges Datenschutzniveau zu gewährleisten. Sofern eine Datenverarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfindet, stellen wir durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln oder zusätzliche technische Maßnahmen ein angemessenes Schutzniveau sicher.

8. Mobile App – Berechtigungen

Unsere mobile App fordert Berechtigungen nur bei Bedarf und ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung an. Dies betrifft den Zugriff auf die Kamera für Schadensmeldungen und Dokumentation, die Fotobibliothek für Uploads, den Standort für optionale Objektzuordnung, Push-Benachrichtigungen für Statusupdates, das Mikrofon für telefonische Anfragen sowie NFC für Objektbegehungen. Sie können erteilte Berechtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen Ihres Gerätes widerrufen. Die App funktioniert auch ohne optionale Berechtigungen, gegebenenfalls mit eingeschränktem Funktionsumfang.

9. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören die Verschlüsselung aller Datenübertragungen mittels TLS/SSL, die verschlüsselte Speicherung sensibler Daten, Zugriffskontrolle durch rollenbasierte Berechtigungskonzepte, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates, Pseudonymisierung und Anonymisierung wo möglich sowie automatische verschlüsselte Backups.

10. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Vertragsdaten und Buchhaltungsunterlagen werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses zuzüglich zehn Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB aufbewahrt. Kommunikationsdaten werden drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs gelöscht. Server-Log-Dateien werden nach maximal 30 Tagen automatisch gelöscht. Analyse- und Cookie-Daten werden maximal zwölf Monate gespeichert oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Telefonaufnahmen und Transkripte werden nach Verarbeitung, spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden Ihre Daten automatisiert und unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.

11. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), auf Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20), auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@hvk-dortmund.de oder postalisch an die oben genannte Adresse. Wir werden Ihrem Anliegen innerhalb von 30 Tagen nachkommen. Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit löschen, entweder in der App unter Einstellungen oder per E-Mail an info@hv-krone.de mit dem Betreff „Kontolöschung”. Vor der Löschung können Sie einen vollständigen Datenexport anfordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Schutz von Minderjährigen

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass Daten eines Kindes ohne Einwilligung eines Erziehungsberechtigten erhoben wurden, werden wir diese umgehend löschen.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen künstliche Intelligenz zur Unterstützung der Bearbeitung von Anfragen, Dokumentenklassifikation und Kommunikation ein. Es findet keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Alle wesentlichen Entscheidungen werden von unseren Mitarbeitern überprüft.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Webseite und in unserer App. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie gesondert informieren.

Stand: März 2026